E-Rechnung nicht valide – was bedeutet das?

Wenn Software eine Rechnung als „nicht valide“ ablehnt, erfüllt die Datei die offiziellen formellen Anforderungen an eine E-Rechnung (EN 16931) nicht. Übliche Ursachen sind fehlende Pflichtangaben, eine fehlerhafte XML-Datei oder ein ZUGFeRD-PDF mit unzureichendem Profil. Welche Regel genau verletzt ist, zeigt der Bericht.

Nicht valide heißt nicht: Die Rechnung ist unecht oder „kaputt“. Sie erfüllt die Regeln des Standards nur nicht vollständig. Oft fehlen einzelne Angaben, die die Norm zwingend verlangt, zum Beispiel die Käuferreferenz (BR-DE-15) oder die Kontaktangaben des Verkäufers (BR-DE-2). Auch Beträge, die nicht zusammenpassen (BR-CO-10), machen eine Datei nicht valide.

Eine andere Gruppe sind Dateien, die gar keine E-Rechnung im Sinne der Norm sind: ein einfaches PDF ohne maschinenlesbaren XML-Anteil, ein ZUGFeRD-PDF der Version 1.0 oder mit dem Profil MINIMUM oder BASIC WL. Diese Dateien tragen die vorgeschriebene Struktur nicht vollständig; hier meldet die Prüfung sie als „Keine E-Rechnung“.

Wie die Meldung aussieht, hängt von der Software ab. So meldet es DATEV: „Dies ist keine valide E-Rechnung gemäß EN 16931“. Der Support von Lexware Office nennt die häufigsten Meldungen: „Der Beleg ist nicht formal korrekt“, „Die angehängten Daten können nicht gelesen werden“ und „Die Rechnung entspricht nicht der XRechnung-Norm“. Dahinter stehen technische Ursachen: fehlende Pflichtangaben, eine fehlerhafte XML-Struktur oder ein nicht unterstütztes Format.

rechnungpasst.de ist unabhängig von DATEV und Lexware. Was der Bericht hier meldet, folgt allein den offiziellen Prüfregeln – ohne Bewertung der Software.

Bitten Sie den Absender um eine XRechnung oder um eine ZUGFeRD-Rechnung ab Version 2 im Profil EN 16931. Diese Formate tragen die Norm dann gleich mit – vorausgesetzt, die Pflichtangaben sind vollständig.

Um selbst zu sehen, welcher Punkt der Datei fehlt: Laden Sie die Datei im Feld oben hoch. Der Bericht nennt das erkannte Format, jeden fehlenden Punkt mit Regelkürzel und den Gesamtbefund. Die Datei bleibt dabei im Arbeitsspeicher und wird danach sofort verworfen.